Resposta diretaMultiplique as pessoas envolvidas em tarefas repetitivas pelas horas diárias que cada uma gasta nelas e por 21 dias úteis. Depois multiplique pelo custo da hora de cada pessoa (custo mensal com encargos dividido por 168). O resultado é quanto o trabalho manual custa por mês.
Quase todo empresário sabe que a equipe perde tempo com tarefas repetitivas. Poucos sabem quanto isso custa. E o que não tem número costuma ficar para depois: a planilha continua, a conferência continua, e a solução de sempre é contratar mais uma pessoa quando o volume aperta.
Este artigo mostra uma forma simples de colocar preço nesse trabalho. Você vai precisar de três números e de dez minutos.
O que conta como trabalho manual?
Trabalho manual, aqui, é qualquer tarefa repetitiva que segue regras claras e não exige decisão. Se você consegue explicar a tarefa em um passo a passo, provavelmente ela entra na conta. Os exemplos mais comuns:
- Redigitar dados de um documento, e-mail ou sistema para outro sistema.
- Conferir documentos, notas, guias ou ordens de serviço uma a uma.
- Correr atrás de cliente para pedir documento, confirmar horário ou cobrar.
- Responder as mesmas perguntas várias vezes ao dia.
- Montar relatórios juntando informação de vários lugares.
Não entram na conta as tarefas que exigem julgamento: negociar com um cliente, analisar um caso, decidir uma exceção. Essas continuam com as pessoas, e é justamente para elas que você quer liberar tempo.
Quais números eu preciso?
São três:
- Quantas pessoas fazem tarefas repetitivas, mesmo que só em parte do dia.
- Quantas horas por dia, em média, cada uma passa nessas tarefas.
- Quanto custa cada pessoa por mês, já com encargos e benefícios.
Para o segundo número, não confie na memória. Peça para a equipe anotar, durante três ou quatro dias, quanto tempo passa em cada tipo de tarefa. Uma folha de papel resolve. O resultado costuma surpreender, quase sempre para mais.
Para o terceiro, se você não tiver o custo com encargos à mão, uma aproximação comum é somar ao salário os encargos e benefícios que a sua empresa paga. O seu contador sabe esse número.
Como fazer a conta?
A fórmula tem duas etapas:
- Horas por mês = pessoas × horas por dia × 21 dias úteis
- Custo por mês = horas por mês × (custo mensal por pessoa ÷ 168)
O 168 é uma aproximação das horas trabalhadas em um mês (8 horas × 21 dias). Ele transforma o custo mensal em custo por hora.
Um exemplo
Imagine um escritório com 5 pessoas que passam, cada uma, 2 horas por dia redigitando e conferindo documentos. O custo médio de cada uma, com encargos, é de R$ 4.500 por mês. Os números são ilustrativos.
| Etapa | Conta | Resultado |
|---|---|---|
| Horas por mês | 5 × 2 × 21 | 210 horas |
| Custo da hora | 4.500 ÷ 168 | cerca de R$ 26,80 |
| Custo por mês | 210 × 26,80 | cerca de R$ 5.625 |
| Custo por ano | 5.625 × 12 | cerca de R$ 67.500 |
São 210 horas por mês, mais que uma pessoa inteira, dedicadas a tarefas que seguem regras. Esse é o tamanho do espaço que a automação pode ocupar.
Faça a sua conta agora
Use a calculadora abaixo com os números da sua empresa. O cálculo acontece no seu navegador e nenhum dado é enviado.
Estimativa ilustrativa (21 dias úteis, 168 h por mês). No diagnóstico calculamos com os seus números.
Quero esse cálculo com os meus númerosO custo que não aparece na conta
A conta acima mede só o tempo. Existem custos que ela não captura e que, muitas vezes, pesam mais:
- Erro. Quem digita o dia inteiro erra. Um número trocado vira glosa, multa, retrabalho ou cobrança a menos.
- Atraso. Se a fatura depende de uma conferência manual, o dinheiro entra depois. Isso aperta o caixa mesmo com a operação cheia.
- Crescimento travado. Se cada novo cliente exige mais horas manuais, crescer significa contratar. A margem não acompanha o faturamento.
- Pessoas no lugar errado. O profissional mais caro da equipe costuma ser quem mais perde tempo com tarefa repetitiva, porque é quem sabe fazer.
O que fazer com esse número?
O número não serve para cortar gente. Serve para decidir onde vale a pena automatizar primeiro. Algumas perguntas ajudam:
- Qual tarefa consome mais horas?
- Qual tarefa gera mais erro ou retrabalho?
- Qual tarefa segura o dinheiro, como faturamento e cobrança?
A tarefa que aparece em mais de uma resposta costuma ser o melhor começo. No artigo por onde começar a automatizar mostramos cinco sinais de que um processo está pronto.
Se o seu volume envolve muitos documentos, vale conhecer a leitura e validação automática de documentos. Se o problema é dinheiro parado, olhe para faturamento e conciliação.
Dúvidas comuns sobre a conta
Devo contar o gestor que revisa o trabalho?
Sim, se ele passa tempo revisando tarefas repetitivas. Muitas vezes a hora mais cara da conta é a do gestor que confere o que a equipe digitou. Conte só o tempo de revisão, não o tempo de decisão.
E se a tarefa só acontece em alguns dias do mês?
Use a média. Se o fechamento ocupa três pessoas por cinco dias inteiros, isso equivale a 120 horas no mês. Some esse número às horas das tarefas diárias. Processos concentrados, como fechamento e rematrícula, costumam ser os que mais estressam a equipe.
A conta não fica exagerada?
Dificilmente. Ela ignora o tempo perdido ao trocar de tarefa, as interrupções e o retrabalho. Se a dúvida for grande, reduza as horas pela metade e veja se o número ainda chama atenção. Normalmente chama.
Automatizar significa demitir?
Na maior parte dos casos, não. O mais comum é absorver o crescimento sem contratar e mover as pessoas para atividades que geram receita: atendimento consultivo, análise, venda. A conta serve para mostrar quanto tempo fica disponível para isso.
Quer fazer a conta com os seus números reais?
No diagnóstico gratuito de 45 minutos, fazemos esse cálculo com você, processo por processo, e mostramos quanto da conta a automação consegue reduzir. Você sai da conversa com um número para decidir, mesmo que não siga com a Runve.