Cartório de notas: atendimento, documentos e minutas automatizados
Um cartório de notas com alto volume de atos passou a atender pelo WhatsApp, receber documentos já conferidos e entregar ao escrevente a minuta pré-preenchida para revisão.
Cartório de notas
Alto volume diário de atos
Escrituras, procurações e atos diversos
O problema, em linguagem de dono
O balcão e o telefone estavam ocupados com perguntas de andamento e explicações de lista de documentos. Cada documento era conferido à mão, e as minutas eram montadas copiando dados de vários papéis. O escrevente, que deveria estar analisando o ato, passava boa parte do dia digitando.
O que foi automatizado
- Atendimento inicial e andamento pelo WhatsApp, com o status real de cada protocolo
- Lista de documentos automática por tipo de ato
- Leitura e validação automática dos documentos enviados, com aviso imediato de pendência
- Abertura de protocolo e distribuição para o escrevente responsável
- Minuta pré-preenchida com os dados validados, para revisão do escrevente
- Cálculo de emolumentos, emissão de guias e preparo das comunicações obrigatórias
- Avisos automáticos de pendência, pagamento e entrega pelo WhatsApp e pelo portal
Como funciona hoje
- 01
Solicitação
O cliente chama no WhatsApp ou acessa portal.seucartorio.com.br e informa o ato. Recebe a lista de documentos na hora.
- 02
Documentos
Envia fotos e PDFs. A leitura confere validade e dados e aponta o que falta.
- 03
Protocolo
Com tudo completo, o protocolo (fictício: nº 000123) é aberto e distribuído.
- 04
Minuta
O escrevente recebe a minuta pré-preenchida e faz a análise jurídica.
- 05
Emolumentos e assinatura
Guia enviada, pagamento confirmado, assinatura agendada presencialmente ou pelo e-Notariado.
- 06
Entrega
Comunicações obrigatórias preparadas, cliente avisado e traslado disponível.
Resultado
O atendimento de andamento deixou de depender do balcão e do telefone, os documentos passaram a chegar conferidos e os escreventes passaram a revisar minutas em vez de montá-las do zero.
Cliente mantido anônimo por confidencialidade. Depoimento disponível mediante solicitação.
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