Automação para cartórios com IA: menos balcão, mais atos lavrados
Seu escrevente passa o dia explicando lista de documento, conferindo RG e redigitando matrícula. A Runve tira esse trabalho da frente dele, para que a equipe dê conta de mais atos com o mesmo time.
- Certidão de matrícula lida · dados conferidos com a minuta
- Certidão de casamento vencida · cliente avisado no WhatsApp
- Lista de documentos de inventário enviada · fora do horário
- Protocolo 000123 aberto · escrevente responsável avisado
- Nome divergente entre RG e matrícula · enviado ao escrevente
- Minuta de compra e venda pré-preenchida · pronta para revisão
A automação faz o volume. Sua equipe só cuida das exceções.
O que a Runve automatiza em cartórios?
A Runve automatiza o atendimento inicial e o andamento pelo WhatsApp, a lista de documentos por tipo de ato, a leitura e validação dos documentos enviados, o protocolo e a distribuição interna e a minuta pré-preenchida com os dados validados. O escrevente recebe o caso completo e se concentra na análise jurídica e na lavratura.
Onde sua equipe perde tempo hoje
- Explicando lista de documentos
- Conferindo documentos
- Montando minuta
- Respondendo andamento
- Trabalho que gera valor
Ilustração. No diagnóstico medimos o da sua empresa.
Balcão e telefone lotados de “como está meu processo?”
Boa parte das ligações do dia não gera ato nenhum. É gente querendo saber andamento, horário ou se o documento chegou.
A mesma lista de documentos, explicada um a um
Compra e venda, inventário, procuração, divórcio: cada ato tem sua lista, e alguém da equipe repete tudo por telefone e WhatsApp.
Conferência manual de RG, CPF, certidões e matrícula
O escrevente abre documento por documento, confere nome, estado civil, validade das certidões e digita tudo no sistema.
Minuta montada do zero
Qualificação das partes, descrição do imóvel conforme a matrícula, valores e ITBI: dados que já estão nos documentos são redigitados na minuta.
Emolumentos, guias e retrabalho por pendência
Cálculo de emolumentos, emissão de guia e o vai e volta quando falta uma certidão atrasam o ato e ocupam a equipe.
Quanto isso custa
Valores iniciais típicos de cartórios. Ajuste com os números da sua equipe. Nada é enviado.
Estimativa ilustrativa (21 dias úteis, 168 h por mês). No diagnóstico calculamos com os seus números.
Quero esse cálculo com os meus númerosO que automatizamos
Atendimento e andamento
O cliente liga ou vai ao balcão para perguntar status. Alguém para o que está fazendo para responder.
O assistente responde no WhatsApp na hora, com o status real do protocolo, e passa para uma pessoa quando o assunto pede.
Lista de documentos
A equipe explica a lista de cada ato, cliente por cliente, e ela se perde no meio da conversa.
O cliente diz o que precisa e recebe a lista certa para aquele tipo de ato, com o que já foi enviado marcado.
Leitura e validação
O escrevente confere cada documento e digita os dados no sistema.
Os documentos enviados são lidos automaticamente, os dados conferidos e só o que tem divergência chega para revisão humana.
Protocolo e distribuição
Protocolo aberto à mão e distribuído por quem lembrar de distribuir.
Com o caso completo, o protocolo é aberto e vai para o escrevente responsável, com prazo controlado.
Minuta
A minuta é montada do zero, copiando dados de vários documentos.
A minuta chega pré-preenchida com partes, imóvel, valores e cláusulas-padrão do cartório. O escrevente revisa e decide.
Pendências e entrega
O cliente só descobre que falta algo quando liga. O aviso de pronto depende de alguém lembrar.
Avisos automáticos de pendência, de guia para pagamento e de entrega, pelo WhatsApp e pelo portal do cliente.
Como funciona na prática: uma escritura de compra e venda, do primeiro contato à entrega
Um exemplo típico em cartório de notas. Os nomes são fictícios.
- 1
O comprador chama no WhatsApp
O que o cliente vêRecebe resposta imediata e a lista exata de documentos para compra e venda de imóvel.
O que a equipe fazNinguém precisou atender. O pedido já fica registrado com o tipo de ato.
- 2
Envio dos documentos
O que o cliente vêManda fotos e PDFs de RG, CPF, certidão de casamento, matrícula atualizada e guia do ITBI. Fica sabendo na hora se algo está vencido ou ilegível.
O que a equipe fazOs dados são lidos e conferidos automaticamente. A equipe só olha o que ficou com divergência.
- 3
Protocolo aberto
O que o cliente vêRecebe o número do protocolo e o próximo passo.
O que a equipe fazO caso completo vai para o escrevente responsável, com prazo controlado no painel.
- 4
Minuta pré-preenchida
O que o cliente vêNada a fazer.
O que a equipe fazO escrevente abre a minuta já com partes qualificadas, descrição do imóvel, valor e ITBI. Revisa, ajusta e faz a análise jurídica.
- 5
Emolumentos e assinatura
O que o cliente vêRecebe a guia de emolumentos, paga e escolhe o horário da assinatura, presencial ou pelo e-Notariado.
O que a equipe fazCálculo e guia saem automaticamente. A agenda de assinaturas se organiza sozinha.
- 6
Comunicações e entrega
O que o cliente vêÉ avisado de que o traslado está disponível.
O que a equipe fazAs comunicações obrigatórias, como CENSEC e DOI, saem preparadas para conferência e envio.
Funciona com os sistemas que você já usa
Não trocamos o sistema do cartório. A automação lê e grava nele, e nas centrais, do jeito que a equipe já trabalha.
- e-Notariado
- CENSEC
- ONR / SAEC
- CRC
- CNIB
- Sistema de gestão do cartório
- E-mail e portal do cliente
Três passos, com preço fechado antes de começar
- 01
Mapeamento com um especialista
Um especialista da Runve conversa com você e sua equipe, mapeia como o processo funciona hoje e entende onde estão as dores. A primeira conversa (45 min) é gratuita.
- 02
Solução sob medida
Traduzimos o que foi mapeado em uma solução para o seu processo, com escopo, prazo e preço fechados. Construímos, testamos com seus dados reais e treinamos sua equipe.
- 03
Acompanhamento contínuo
Monitoramos, ajustamos e evoluímos. A automação acompanha o crescimento da sua empresa.
Perguntas sobre automação em cartórios
A IA substitui o escrevente?
Não. A IA prepara: lê documentos, confere dados e monta a minuta. Quem analisa, decide e lavra o ato continua sendo o escrevente. O que muda é que ele deixa de digitar e passa a revisar.
A automação atende às normas do CNJ sobre LGPD em cartórios?
Sim. A implantação segue a LGPD e as regras do CNJ para serventias extrajudiciais, com controle de acesso por perfil, registro de cada operação e tratamento apenas dos dados necessários para o ato.
Funciona com o sistema que o cartório já usa?
Funciona. Conectamos a automação ao sistema de gestão do cartório e às centrais, sem troca de sistema. No diagnóstico confirmamos como é a integração no seu caso.
E os clientes que não usam WhatsApp?
Continuam sendo atendidos no balcão, por telefone ou por e-mail. O portal do cliente também permite enviar documentos e acompanhar o andamento pelo navegador.
Quanto tempo leva para implantar?
O prazo vem fechado na proposta, depois do diagnóstico. Costumamos começar por um tipo de ato ou um processo, para o cartório ver o resultado antes de ampliar.
Quanto custa?
Depende do volume e dos processos automatizados. No diagnóstico gratuito estimamos o retorno com os números do cartório, e a proposta vem com escopo, prazo e preço fechados.
Para o seu time técnico
Integrações
Conexão com o sistema de gestão da serventia e com as centrais (e-Notariado, CENSEC, ONR/SAEC, CRC, CNIB) por integração oficial quando disponível, ou por automação assistida quando não há integração aberta.
Segurança e LGPD
Dados criptografados em trânsito e em repouso, acesso por perfil, retenção definida com o cartório e trilha de auditoria por protocolo, alinhadas às normas do CNJ para serventias.
Hospedagem e operação
Rodamos em nuvem com servidores no Brasil quando o projeto exige, monitoramento contínuo e registro de cada execução. Se algo falha, o time é alertado e o item vai para reprocessamento, sem se perder.
Revisão humana e auditoria
Toda decisão sensível passa por uma pessoa da sua equipe. Cada leitura, envio e alteração fica registrada com data, origem e responsável, para auditoria e para melhorar a automação.
Descubra quanto tempo e dinheiro sua empresa pode ganhar
Em 45 minutos mapeamos onde sua operação perde tempo, calculamos quanto isso custa por mês e mostramos o retorno de automatizar. Sem compromisso.
- Conversa direta com um especialista
- Cálculo do retorno com os seus números
- Você decide se segue, sem pressão
Resposta em horário comercial. Prefere e-mail? contato@runve.com.br