Automação para escritório de contabilidade: mais clientes, mesma equipe
Todo mês é a mesma corrida: pedir documento, importar nota, conciliar banco, mandar guia e cobrar confirmação. A Runve automatiza esse ciclo para que o contador tenha tempo de analisar e aconselhar.
- Extrato de outubro recebido · cliente 214 completo
- Nota de serviço faltando · lembrete enviado ao cliente
- XML de 38 notas importado · pré-lançamento feito
- Conciliação bancária · 3 lançamentos para revisão
- Guia do Simples enviada · leitura confirmada
- Cliente 087 não abriu a guia · novo lembrete agendado
A automação faz o volume. Sua equipe só cuida das exceções.
O que a Runve automatiza em escritórios de contabilidade?
A Runve automatiza a coleta de documentos dos clientes com lembretes pelo WhatsApp, a leitura de notas e extratos com pré-lançamento, a conciliação bancária assistida, o envio de guias com confirmação de leitura, os alertas de obrigações por cliente e o atendimento das dúvidas recorrentes. O contador revisa e se dedica à consultoria.
Onde sua equipe perde tempo hoje
- Cobrando documentos dos clientes
- Importando e conferindo notas
- Conciliando extratos
- Enviando guias e confirmando
- Trabalho que gera valor
Ilustração. No diagnóstico medimos o da sua empresa.
Correr atrás de documento todo mês
Extrato, nota de serviço, folha: a equipe passa a primeira semana do mês cobrando cliente por mensagem.
Importar e conferir XML e notas
Notas chegam por e-mail, portal e WhatsApp. Alguém baixa, confere e importa uma a uma.
Lançamento e conciliação manuais
Extrato bancário conciliado linha por linha, com planilha de apoio.
Guia enviada e cliente que não confirma
A guia vai, mas ninguém sabe se o cliente viu. Depois vem a multa e a ligação.
Calendário de obrigações em planilha
Cada regime tem seu calendário, e controlar dezenas de clientes em planilha é arriscado.
Reforma Tributária aumentando a conferência
A transição para IBS e CBS traz mais campos e mais checagens em cada nota, com a mesma equipe.
Quanto isso custa
Valores iniciais típicos de escritórios de contabilidade. Ajuste com os números da sua equipe. Nada é enviado.
Estimativa ilustrativa (21 dias úteis, 168 h por mês). No diagnóstico calculamos com os seus números.
Quero esse cálculo com os meus númerosO que automatizamos
Coleta de documentos
Mensagens individuais cobrando cada cliente, todo mês.
Régua automática no WhatsApp: pede, lembra e confirma o recebimento, cliente por cliente.
Notas e extratos
Download, conferência e importação manual.
Notas e extratos lidos automaticamente, com pré-lançamento e alerta do que estiver fora do padrão.
Conciliação bancária
Linha por linha, com planilha.
Conciliação assistida: o que bate é sugerido automaticamente, e a equipe revisa só as exceções.
Envio de guias
Guia enviada por e-mail sem saber se foi vista.
Envio pelo canal do cliente, com confirmação de leitura e lembrete antes do vencimento.
Obrigações
Calendário em planilha.
Alertas por cliente, de acordo com o regime tributário, para a equipe e para o cliente.
Dúvidas recorrentes
“Quando sai minha guia?” respondido o dia todo.
Assistente responde as dúvidas frequentes com dados do próprio escritório e encaminha o resto.
Como funciona na prática: o fechamento mensal de um cliente, do pedido de documento à guia paga
Um cliente do Simples Nacional com prestação de serviços.
- 1
Dia 1: pedido automático
O que o cliente vêRecebe no WhatsApp a lista do que precisa enviar no mês.
O que a equipe fazNada a fazer. A régua já começou.
- 2
Documentos chegando
O que o cliente vêManda fotos e PDFs pelo próprio WhatsApp e recebe confirmação.
O que a equipe fazNotas e extratos são lidos e organizados na pasta do cliente.
- 3
Lembretes do que falta
O que o cliente vêRecebe um lembrete educado só do que ainda falta.
O que a equipe fazA equipe vê no painel quais clientes estão completos.
- 4
Pré-lançamento e conciliação
O que o cliente vêNada a fazer.
O que a equipe fazLançamentos sugeridos e conciliação feita. O analista revisa só as exceções.
- 5
Guias enviadas
O que o cliente vêRecebe a guia com o valor e o vencimento, e confirma a leitura.
O que a equipe fazO sistema registra quem viu e lembra quem não viu.
- 6
Dúvidas
O que o cliente vêPergunta sobre a guia e recebe a resposta na hora.
O que a equipe fazO contador entra só quando a conversa pede análise.
Funciona com os sistemas que você já usa
O escritório segue no sistema contábil que já usa. A automação prepara e entrega os dados prontos para ele.
- Domínio
- Questor
- Alterdata
- Fortes
- SCI
- Acessórias
- e-CAC
- SPED
- eSocial
- WhatsApp e e-mail
Três passos, com preço fechado antes de começar
- 01
Mapeamento com um especialista
Um especialista da Runve conversa com você e sua equipe, mapeia como o processo funciona hoje e entende onde estão as dores. A primeira conversa (45 min) é gratuita.
- 02
Solução sob medida
Traduzimos o que foi mapeado em uma solução para o seu processo, com escopo, prazo e preço fechados. Construímos, testamos com seus dados reais e treinamos sua equipe.
- 03
Acompanhamento contínuo
Monitoramos, ajustamos e evoluímos. A automação acompanha o crescimento da sua empresa.
Perguntas sobre automação em escritórios de contabilidade
Funciona com o meu sistema contábil?
Sim. Trabalhamos com os principais sistemas do mercado e com importação por arquivo quando não há integração direta.
E os clientes que mandam tudo bagunçado?
Esse é o caso mais comum. A leitura automática identifica o tipo de documento, a competência e o cliente, e organiza tudo. O que não for reconhecido vai para revisão.
Os dados fiscais ficam seguros?
Ficam. Acesso por perfil, criptografia, registro de cada operação e tratamento conforme a LGPD.
Ajuda na Reforma Tributária?
Ajuda na conferência: regras de checagem podem ser atualizadas conforme a transição para IBS e CBS avança, sem depender de conferência manual nota a nota.
Quanto custa e em quanto tempo fica pronto?
Prazo e preço fechados na proposta. É comum começar pela coleta de documentos, que libera tempo já no primeiro fechamento.
Para o seu time técnico
Integrações
Leitura de XML e PDF de notas, extratos OFX e PDF, integração com sistemas contábeis por API ou arquivo de importação, e consulta a portais oficiais com automação assistida.
Segurança e LGPD
Certificados digitais guardados com segurança, acesso por perfil, criptografia e trilha de auditoria por cliente e competência.
Hospedagem e operação
Rodamos em nuvem com servidores no Brasil quando o projeto exige, monitoramento contínuo e registro de cada execução. Se algo falha, o time é alertado e o item vai para reprocessamento, sem se perder.
Revisão humana e auditoria
Toda decisão sensível passa por uma pessoa da sua equipe. Cada leitura, envio e alteração fica registrada com data, origem e responsável, para auditoria e para melhorar a automação.
Descubra quanto tempo e dinheiro sua empresa pode ganhar
Em 45 minutos mapeamos onde sua operação perde tempo, calculamos quanto isso custa por mês e mostramos o retorno de automatizar. Sem compromisso.
- Conversa direta com um especialista
- Cálculo do retorno com os seus números
- Você decide se segue, sem pressão
Resposta em horário comercial. Prefere e-mail? contato@runve.com.br